Materialbeschaffung für die Baustelle organisieren: System statt Baumarktfahrten

Material für eine Flip-Baustelle organisierst du am effizientesten, wenn du drei Dinge festlegst, bevor der erste Handwerker anfängt: welche Materialien der jeweilige Betrieb selbst liefert, welche sichtbaren Ausstattungsteile du beistellst und in welcher Woche was bestellt werden muss. Bei einer Wohnungssanierung mit 40.000 Euro Budget entfallen typischerweise 35 bis 45 % auf Material. Wer hier ohne Plan einkauft, verliert entweder Geld durch Einzelkäufe oder Zeit durch Baumarktfahrten, Paketannahmen und Retouren.

Wer kauft was: Beistellen oder liefern lassen

Die erste Entscheidung betrifft die Verantwortung. Liefert der Handwerksbetrieb das Material, haftet er für Material und Einbau gemeinsam und kalkuliert dafür meist 10 bis 20 % Aufschlag auf seinen Einkaufspreis. Stellst du Material bei, sparst du diesen Aufschlag, trägst aber das Risiko für Fehlmengen, falsche Teile und Mängel am Produkt. Viele Betriebe lehnen die Gewährleistung für beigestelltes Material ausdrücklich ab.

Diese Aufteilung gehört schriftlich in jedes Angebot. Bei einem Generalunternehmer stellt sich die Frage nur für die Ausstattung, die du selbst auswählen willst. Welche Vor- und Nachteile beide Vergabemodelle haben, beschreibt der Beitrag zu Generalunternehmer oder Einzelvergabe.

Der Bestellkalender: Material nach Gewerkefolge und Lieferzeit

Die meisten Verzögerungen entstehen, weil ein Teil fehlt, wenn ein Gewerk beginnen will. Deshalb leiten wir aus dem Bauzeitenplan einen Bestellkalender ab. Für eine Wohnung mit acht Wochen Bauzeit sieht er etwa so aus:

• Vor Baubeginn: Fliesen, Bodenbelag und Innentüren bestellen, weil sie 2 bis 6 Wochen Lieferzeit haben können und Muster vorher geprüft werden müssen.
• Woche 1: Unterputzteile wie Einbaukörper für Armaturen und WC-Vorwandelemente auf die Baustelle, da der Sanitärbetrieb sie in der Rohinstallation braucht.
• Woche 3: Duschrinne oder Duschwanne liefern lassen und gegen Fliesenmuster prüfen.
• Woche 5: Sanitärobjekte, Duschglas, Schalter und Steckdosen.
• Woche 6: Leuchten, Griffe, Sockelleisten und Silikon in passender Farbe.

Die Reihenfolge der Gewerke selbst erklären wir im Artikel zur Gewerke-Reihenfolge bei der Sanierung. Die Materialliste entsteht am besten direkt aus dem Leistungsverzeichnis, wie im Beitrag Renovierung planen beschrieben.

Einkaufskanäle im Vergleich

Für jede Materialgruppe gibt es einen sinnvollen Kanal. Wer immer nur in den nächsten Baumarkt fährt, zahlt bei Ausstattung oft zu viel. Wer alles online bestellt, verbringt viele Stunden mit Paketannahme und Rücksendungen.

• Baumarkt mit Gewerbekundenkonto: gut für Kleinmaterial und Nachkäufe am selben Tag, Preise im Mittelfeld.
• Fachhandel und Großhandel: fester Ansprechpartner, Lieferung auf die Baustelle, Sammelrechnung. Bei Fliesen und Böden mit Projektpreisen oft günstiger als der Baumarkt.
• Online-Handel: bei Duschglas, Armaturen, Spiegeln und Leuchten häufig 30 bis 60 % unter Fachhandelspreisen. Lieferungen müssen aber angenommen, geprüft und bei Bedarf zurückgeschickt werden.

Bei einem unserer frühen Projekte kam ein online bestelltes Waschbecken mit zwei abgebrochenen Ecken an, bis der Ersatz da war, vergingen rund zwei Wochen. Teile, die zu einem festen Termin eingebaut werden müssen, bestellen wir seitdem mit mindestens drei Wochen Vorlauf oder kaufen sie vor Ort.

Beim Online-Kauf gilt eine rechtliche Besonderheit: Das Widerrufsrecht für Fernabsatzverträge nach § 312g BGB steht nur Verbraucherinnen und Verbrauchern zu. Kaufst du über eine GmbH ein, hast du kein gesetzliches Widerrufsrecht, längere Rückgabefristen gibt es dann nur, wenn der Händler sie freiwillig einräumt. Den Unterschied zwischen beiden Wegen zeigen wir in diesem Video zum Online-Bestellen von Baumaterial aus unserem zweiten Projekt.

Wareneingang prüfen und Material sichern

Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, etwa zwischen deiner Flip-GmbH und einem Großhändler, musst du die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Lieferung untersuchen und Mängel sofort rügen. Wer eine Palette Fliesen drei Wochen ungeöffnet stehen lässt und dann Farbabweichungen feststellt, kann seine Ansprüche verlieren. Unser Ablauf bei jeder Lieferung:

1. Anzahl der Packstücke mit dem Lieferschein abgleichen und Transportschäden auf dem Schein vermerken.
2. Bei Fliesen und Böden Chargennummer prüfen und je ein Paket öffnen, um Farbe und Format zu kontrollieren.
3. Sanitärobjekte und Glas auspacken und auf Kratzer und Ausbrüche prüfen.
4. Fotos mit Datum im Projektordner ablegen und Mängel am selben Tag schriftlich melden.

Teures Material lagert abgeschlossen in der Wohnung, nicht im Treppenhaus oder Hof. Eingebaute Teile sind über eine Bauleistungsversicherung oft abgedeckt, lose gelagertes Material häufig nicht.

Rechenbeispiel: Online-Ersparnis gegen eigene Zeit

Für ein Bad sollen Duschglas, Armaturen, Waschtisch mit Unterschrank, Spiegel und WC beschafft werden. Wir vergleichen den Einkauf über den Fachhandel mit dem Zusammensuchen bei verschiedenen Online-Händlern.

Beim ersten Projekt ist das ein guter Stundenlohn. Wer aber mehrere Baustellen parallel führt, Objekte prüft und Finanzierungen verhandelt, bringt diese neun Stunden an anderer Stelle mehr ein. Ein Ankauf, der durch bessere Verhandlung 10.000 Euro günstiger wird, braucht oft weniger Zeit als drei Bäder voller Online-Bestellungen. Ab wann sich die Arbeitsweise ändern sollte, beschreibt der Beitrag zu mehreren Flips parallel.

Kundenkonten, Sammelrechnungen und Zahlungsziele

Wer regelmäßig saniert, richtet bei zwei bis drei Händlern feste Kundenkonten ein. Das bringt vier Vorteile:

• eine Sammelrechnung pro Monat und Projekt statt Dutzender Kassenbons
• Abbuchung per SEPA-Lastschrift, damit keine Einzelüberweisungen nötig sind
• Zahlungsziele von anfangs 7 bis 14 Tagen, später oft 30 Tagen
• Projektpreise bei größeren Mengen und Lieferung auf die Baustelle

Wichtig für die Buchhaltung: Jede Rechnung sollte das Projekt oder die Objektadresse tragen. Beim Verkauf müssen die Sanierungskosten dem Objekt zugeordnet werden, und lose Kassenbons ohne Projektbezug kosten später Stunden. Wie wir Duschglas, Armatur und Wanne im Detail auswählen, steht im Artikel Dusche planen. Die grundsätzliche Abwägung zwischen eigenem Einkauf und Abgabe an Profis erklären wir in diesem Video zur Materialbeschaffung als größtem Zeitfresser auf der Baustelle.

Was du jetzt konkret tun kannst

1. In jedem Angebot festhalten, welches Material der Betrieb liefert und welches du beistellst.
2. Aus dem Bauzeitenplan einen Bestellkalender mit Lieferzeiten ableiten und Fliesen, Böden und Türen vor Baubeginn bestellen.
3. Für Ausstattung Fachhandel und Online-Preise vergleichen und den eigenen Zeitaufwand mitrechnen.
4. Jede Lieferung am selben Tag prüfen, Chargen kontrollieren und Mängel schriftlich melden.
5. Bei zwei bis drei Händlern Kundenkonten mit SEPA-Lastschrift und Sammelrechnung beantragen.
6. Rechnungen immer mit Objektadresse ausstellen lassen und digital im Projektordner sammeln.